Услуги, заявки, документы - связанные одной целью

"Ален ноби, ностра алис!» Что означает — если один человек построил, другой завсегда разобрать может!"

(цитата из фильма "Формула любви")

Найти совершеннолетнего человека, который бы ни разу не обратился к государству за получением услуги, крайне сложно, практически невозможно. Организацию и подавно не найти.

А еще не найти государственную или муниципальную структуру, которая бы оказывала услуги, не прибегая к использованию информационной системы.  Оказание услуг в сфере градостроительства - не исключение.  Пример одной из таких систем, которые используются при оказании услуг - государственная информационная система обеспечения градостроительной деятельности с функциями информационно-аналитической поддержки осуществления полномочий в области градостроительной деятельности (ГИСОГД региона). В число задач, решение которых обеспечивает ГИСОГД, входит поддержка процесса оказания государственных и муниципальных услуг в сфере градостроительства.

Сам процесс оказания услуг с точки зрения пользователей информационной системы можно представить в виде следующей укрупненной схемы.

Конечно, регламент, на основании которого предоставляется услуга, может содержать бОльшее количество шагов, например, отправка полученного от заявителя комплекта документов во внешнюю организацию на согласование и получение решения сразу из этой организации. Или другой вариант - регламент может не предусматривать такого шага как отказ в оказании услуги. Пример - услуга «Направление уведомления о планируемых строительстве или реконструкции объекта индивидуального жилищного строительства или садового дома» определяет в качестве результата уведомление о согласовании представленных параметров или уведомление о несогласовании. То есть результатом оказания услуги в любом случае является уведомление, которое формирует орган местного самоуправления, и отказа в оказании услуги нет.

Тем не менее, мы полагаем, что приведенная схема корректно демонстрирует основные шаги: получение (регистрация) заявки, анализ комплекта представленных документов/сведений, принятие решение – положительное или отрицательное, подготовка соответствующего документа (например, разрешения на строительство).

В целом, такая схема применима не только к услугам в сфере градостроительства, но и земельно-имущественного комплекса или природопользования. Но! Для услуг в сфере градостроительства может присутствовать еще такой шаг как размещение разработанного документа в ГИСОГД, поскольку все документы, предоставляемые в рамках услуг в сфере градостроительства, подлежат регистрации в ГИСОГД.

Итак, что могут предложить современные информационные системы для работы с обращениями?

"Не грусти. Рано или поздно все станет понятно, все станет на свои места и выстроится в единую красивую схему, как кружева. Станет понятно, зачем все было нужно, потому что все будет правильно."
Л. Кэрролл "Алиса в стране чудес"

 

1. Обработка данных с первого шага работы с заявлением

Подача заявлений для многих услуг организуется через единый портал государственных услуг (ЕПГУ) или региональный портал государственных услуг (РПГУ) или другой портал приема заявлений (такие порталы могут организовываться в рамках создания ведомственных информационных систем). В этом случае заявитель на портале пошагово заполняет форму, указывая параметры, на основании которых дальше и будет приниматься решение по его заявлению.

Например, при подаче заявления на получение градостроительного плана земельного участка в формах ЕПГУ необходимо указать кадастровый номер земельного участка; а при направлении уведомления о планируемом строительстве – кадастровый номер участка или адрес, параметры планируемого объекта строительства (высоту объекта, площадь застройки), сведения о разрешении на отклонение от предельных параметров, сведения об отступах от границ земельного участка.

При получении заявления с ЕПГУ или РПГУ в систему (например, в ГИСОГД) ложатся полученные данные и специалист должен иметь возможность их проанализировать. Как предоставить специалисту такую возможность?

Вариант 1, с которым мы столкнулись: при получении данных в системе создается карточка заявки, к ней прикрепляется файл xml с полученными структурированными данными с ЕПГУ, и дополнительные файлы, которые заявитель прикрепил к форме на портале. К заявке также прикреплялась форма заявления в формате pdf, в которую были внесены данные из xml. Специалист мог открыть такую форму заявления, ознакомиться с поданными данными и далее вручную внести эти данные в формируемый ответ (документ).

Вариант 2, который мы решили реализовать в GeoPrime: в системе создается карточка заявки, к карточке прикрепляется файл xml с полученными структурированными данными с ЕПГУ; дополнительные файлы, которые заявитель прикрепил к форме на портале; а также в заявке выводится форма (объект заявки), в которой содержатся данные из пришедшего xml, относящиеся именно к сути запроса. Структура объектов заявки различается для разных видов услуг; ее настраивает администратор системы, администратор может также настроить слой, позволяющий спозиционировать карту на объекте заявки, если для этого объекта есть пространственные данные.

Бонус такого подхода : приняв заявку к рассмотрению, специалист может просмотреть пришедшие данные не только в виде некой карточки, но еще и на карте, при этом на карте специалист может подключить дополнительные слои, которые и позволят ему принять решение о возможности или не возможности согласовать/принять положительное решение по заявлению.

Что еще можно предложить для обработки поступивших «цифровых» данных?

По сути, можно и нужно переходить на автоматизированные инструменты поддержки принятия решений, когда выполняется автоматизированная или автоматическая обработка пришедших данных.

Например, получив от заявителя сведения о высоте планируемого объекта и отступах от границ участка, можно на основании сведений о расположении (адресе) объекта, определить территориальную зону (действующий градостроительный регламент) и сравнить предельные параметры строительства, установленные этим град.регламентом с параметрами в заявлении. В случае отклонения запрашиваемых параметров можно предусмотреть  автоматическое формирование отказа либо перейти к проверке представленного разрешения на отклонения. Такая проверка может заключаться в поиске в ГИСОГД документа с соответствующим номером, извлечения из него разрешенных отклонений и сравнения с представленными в заявке параметрами. После этого решение опять-таки может быть принято автоматически.

К сожалению, сегодня есть препятствие для такой обработки – сведения, приходящие из ЕПГУ, имеют цифровую форму, но далеко не всегда являются структурированными, по которым может такая обработка выполняться. Например, при заполнении поля формы на ЕПГУ о высоте объекта строительства заявитель может заполнить это поле так: «высота с севера 12м, с юга – 3 метра», а поле сведений об отступах может быть заполнено так: «слева 3м, справа 4м, спереди 5 метров», поскольку в форме эти поля не числовые, а строковые. Такое заполнение точно не упрощает сравнение с установленной предельной высотой, определенной в регламенте как число, например, 10. Но надежда есть – либо формы на ЕПГУ изменятся, либо придем к использованию искусственного интеллекта, хотя доработка форм представляется более простой задачей.

Как быть, если заявление подано традиционным путем, то есть при личном обращении в администрацию или почтой, ведь такие варианты обращения за услугами тоже остаются?

В этом случае нагрузка на специалиста, конечно, будет выше, чем при получении данных с ЕПГУ, потому что специалисту придется внести сведения об объекте заявки вручную, то есть заполнить форму самостоятельно.  Есть ли в этом смысл? Думаем, что есть, поскольку в любом случае можно будет автоматически определить пространственное размещение объекта и получить данные для проверки.

Кроме того, этапом рассмотрения заявления дело не заканчивается и впереди подготовка собственно документа, например, «уведомления о согласовании параметров планируемого объекта строительства».

2. Автозаполнение сведений в документе

При подготовке документа специалисту необходимо заполнить поля утвержденной формы, опираясь на утвержденные требования к соответствующей форме документа; некоторые регламенты подготовки документов предусматривают согласование и/или утверждение подготовленного документа; подготовить документ к выдаче – то есть подписать документ с использованием ЭЦП или по старинке ручкой, отсканировать и приложить в ответ по заявлению.

Что можно оптимизировать при подготовке документа?

• Во-первых, можно автоматически внести в форму электронного документа сведения из объекта заявки, то есть из данных заявителя. Например, данные о высоте, площади, отступах от границ.
• Во-вторых, можно автоматически внести в форму электронного документа сведения из документов, приложенных заявителем к заявке, если документы были в форме файлов формата  xml. Примером такого xml-файла может быть технический план объекта или схема размещения земельного участка (СРЗУ). Данные технического плана должны быть использованы при подготовке разрешения на ввод в эксплуатацию; а данные СРЗУ – при подготовке градостроительного плана земельного участка.
• В-третьих, можно автоматически внести в форму электронного документа сведения, размещенные в ГИСОГД, опираясь на данные о пространственном размещении объекта или сведения о номерах документов. Например, в форме разрешения на ввод в эксплуатацию необходимо указать не только номер и дату разрешения на строительство (они приходят в составе заявления на получение услуги), но и кем выдано такое разрешение – эти сведения могут быть получены из ГИСОГД по номеру документа; а при подготовке градостроительного плана земельного участка необходимо привести сведения о таких документах как правила землепользования и застройки или градостроительный регламент, проект планировки территории, проект межевания территории, решение или договор о комплексной застройке территории, правила благоустройства территории – информация об этих документах может быть получена из ГИСОГД исходя из месторасположения земельного участка.
  • • Особое место занимает задача получения данных, исходя из пространственного размещения объекта. Сегодня мы автоматически получаем:
      • • координатное описание объекта с построением геометрии на карте;
        • действующие на территории градостроительные регламенты - виды использования, предельные параметры, нормативы;
        • зоны с особыми условиями использования - сведения о таких зонах и их ограничениях, площади пересечений запрошенного участка и зоны;
        • сведения об объектах капитального строительства и их геометрии на карте;
        • сведения о действующей градостроительной документации.
        • сведения о действующих региональных и местных нормативах, установленных для региона, района, поселения, населенного пункта.
    • Автоматическое построение чертежа с учетом параметра отступа от границ, запретов на размещение объектов.
• В-четвертых, конечно можно использовать уже ставшие стандартными документооборотные функции  -  реализовать подготовку документа как переходы по шагам бизнес-процесса, включающие в том числе проверку и корректность заполнения формы документа, отправку на согласование, утверждение с присвоением регистрационного номера и подписанием ЭЦП. К этим же привычным функциям можно отнести уведомления о смене состояний и/или фильтры на разные состояния документа.
• В-пятых, автоматически передать сформированный по электронному документу файл в заявку, чтобы документ в составе ответа был направлен заявителю.

После этого «в-пятых», если заявка пришла с ЕПГУ, ответ автоматически отправляется в ЕПГУ заявителю.

3.  Авторазмещение документа в ГИСОГД

Что из себя представляет (или может представлять) процесс размещения документа в ГИСОГД, было описано в статье «Размещение документов в ГИСОГД – как сократить затраты, обеспечив контроль качества данных».

И даже если процесс размещения документов в ГИСОГД уже оптимизирован, что еще можно усовершенствовать, если документы разрабатывались в той же системе (ГИСОГД)?

Предлагаем подход такой (и мы это уже реализовали в GeoPrime): одним из шагов бизнес-процесса подготовки документа включаем передачу этого документа в ГИСОГД; при выполнении этого шага происходит автоматическое создание карточки документа в ГИСОГД, определение зоны действия документа ГИСОГД, прикрепление к карточке разработанных файлов и разработанного документа, который и является тематическим набором данных (!).

После такого автозаполнения специалисту, который отвечает уже за размещение документов в ГИСОГД, необходимо только нажать на кнопку «Зарегистрировать документ».

Зачем нужны все эти ухищрения? На наш взгляд, подобная реализация позволяет сократить нагрузку на специалиста, который разрабатывает документ, и перекладывает часть проверок на систему, страхуя нас с вами от неверных решений исполнителя.